«Le Service de la population n’est pas un bancomat à permis de séjour»

AdministrationDes milliers de dossiers en attente de traitement: c’est le quotidien du Service de la population. Est-il débordé?

Chef du SPOP, Steve Maucci montre les ultimes dossiers d’administrés qui n’ont pas été numérisés. Il y en avait 2 km linéaires en 2012. Le virage numérique a permis aux gestionnaires de gagner du temps.

Chef du SPOP, Steve Maucci montre les ultimes dossiers d’administrés qui n’ont pas été numérisés. Il y en avait 2 km linéaires en 2012. Le virage numérique a permis aux gestionnaires de gagner du temps. Image: Vanessa Cardoso

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Cette demande de permis B, toute bête, demandera une demi-heure de travail pour être validée. Noyée parmi des milliers d’autres requêtes, elle mettra un mois et demi, parfois deux mois ou plus, avant d’être empoignée. Bienvenue à la Division étrangers du Service de la population (SPOP), avenue de Beaulieu 19 à Lausanne, où sont traitées les autorisations de séjour. Ici plus que dans tout autre organe étatique, croissance démographique et libre circulation des personnes riment avec avalanche de dossiers à gérer (lire l’encadré).

La réputation du SPOP est celle d’un service où l’engorgement est chronique. Nombre d’anecdotes sont rapportées à ce sujet. Ce cadre des RH d’une grosse boîte raconte: «Il arrive que des employés étrangers engagés pour une mission de plusieurs mois l’aient finie et repartent dans leur pays avant même d’avoir obtenu leur permis de séjour et de travail. C’est étonnant.»

Pas de permis, pas d’abo

Pour les ressortissants de l’Union européenne bénéficiant des accords de libre circulation, obtenir un permis B ou L pour venir travailler en Suisse est en principe une formalité. Ils peuvent ainsi prendre leur emploi sans attendre le feu vert officiel. Selon les périodes, cela peut prendre une poignée de jours, plusieurs semaines, voire des mois pour les plus malchanceux. Or, tant qu’ils n’ont pas reçu leur titre de séjour, ils peuvent être limités dans leurs autres démarches: «Selon les cas, on ne peut pas contracter un leasing, ouvrir un compte en banque ailleurs qu’à La Poste, souscrire un abonnement de natel…» témoigne Abigail*, une Britannique qui a dû prendre son mal en patience durant trois mois.

Témoins privilégiés de la situation, les Contrôles communaux des habitants sont en prise directe avec les délais qui s’étirent: c’est à leurs guichets que les ressortissants étrangers déposent leur demande et retirent leur permis. «En gros, c’est auprès de nous qu’on râle si un dossier traîne», résume prosaïquement le préposé d’une bourgade de l’arc lémanique. «Les employés du SPOP, à qui on transmet les documents après avoir vérifié leur authenticité, croulent sous le travail, sont sous pression, et commettent hélas des erreurs de saisie, compatit notre source. Il nous arrive fréquemment de devoir leur renvoyer des permis pour ce motif. Le service manque clairement de personnel.»

Du côté du SPOP, la perception est différente. «La division ne manque pas de travail, c’est clair, euphémise le chef Steve Maucci. Mais l’an passé, nous avons obtenu du Conseil d’État la création de quatre postes de gestionnaires de dossiers, temporairement jusqu’en 2020 au moins. Ce qui me permet de dire que la situation est maintenant sous contrôle. Il faut trouver le bon équilibre entre la qualité du service public et son coût pour le contribuable. Je pense qu’aujourd’hui le curseur est bien placé.»

En ce creux estival, les chiffres qui nous sont présentés permettent de mesurer l’impressionnant volume de travail. «Dans les secteurs Primo et Production (Ndlr: les dossiers les plus simples qui ne demandent pas d’analyse), nous avons au total 4704 dossiers en attente contre 1280 en juillet 2017. C’est beaucoup, mais ça va vite redescendre. La plus ancienne demande ne date que du 11 juin dernier.» Précision importante: quatre personnes, soit 3,5 équivalents temps plein, sont affectées au traitement de ces dossiers. «Il y a eu des départs et deux personnes ont été engagées en début d’année, qu’il a fallu former.»

Davantage de collaborateurs s’occupent des cas plus compliqués, nécessitant des mesures d’instruction, la collaboration d’autres services cantonaux, de la Confédération ou d’autres États. Il y a actuellement 2200 dossiers de ce type en attente de traitement. Mais il y en avait près de 5000 douze mois plus tôt. Et même 6000 quand Steve Maucci a tiré la sonnette d’alarme.

Pour ne rien arranger, le cadre légal évolue constamment. «Certaines situations sont très complexes. Par exemple, cette demande de regroupement familial en Suisse formulée par une mère française qui a des enfants nés d’un premier lit, illustre Guy Burnens, chef de la Division étrangers. Et puis, il y a souvent des dossiers qui sont incomplets…»

Priorités aux cas urgents

«Nous ne sommes pas des bancomats à permis de séjour, reprend Steve Maucci. Nous essayons de prioriser les personnes qui attendent à l’étranger de pouvoir entrer en Suisse, plutôt que ceux qui sont déjà ici et peuvent travailler.» En dehors de quoi, la règle est logiquement celle du premier arrivé premier servi. «Si on nous signale l’urgence d’un cas pour tel ou tel motif, nous le priorisons», ajoute Guy Burnens.

«Le SPOP est sous l’eau, depuis longtemps. Mais il y a des périodes où il y a moins de retard que d’autres, comme ces jours, commente François Gasser, vice-président de l’Association vaudoise des contrôles d’habitants (AVDCH). Au final, on s’y est fait. Cela reste un sujet de discussion récurrent avec le Canton, qui est à notre écoute. Nos relations avec le SPOP sont d’ailleurs bien meilleures qu’il y a quelques années en arrière, où nous avions l’impression de ne pas avoir notre mot à dire. Aujourd’hui, nous sommes consultés pour l’établissement des directives par exemple.» (24 heures)

Créé: 04.08.2018, 10h52

En chiffres

Les étrangers établis dans le canton représentent en gros un tiers de sa population, soit 267'000 personnes fin 2017. À la mesure de la démographie vaudoise, leur nombre croît chaque année: + 8000 en un an. «Il faut voir que c’est en fait 12 000 départs et 20 000 arrivées, soit 32'000 opérations pour nous», note Guy Burnens, chef de la Division étrangers au SPOP. Celle-ci gère aussi les renouvellements de permis, mais ne s’occupe pas du domaine de l’asile. Elle compte 71 employés(63 ETP), soit environ 36% des effectifs totaux du SPOP. V.MA.

Un virage numérique à 7,5 millions

Le SPOP a pris un virage numérique en 2012, quand les députés ont voté un crédit de 7,5 millions de francs destiné notamment à développer la cyberadministration du service et à y implémenter un système d’information moderne. La numérisation de tous les dossiers papiers des administrés (deux kilomètres linéaires) a pris de longs mois. Dans un but social, ce travail de bénédictin a été confié à un atelier du GRAAP (Groupe d’accueil et d’action psychiatrique), où continue d’être scanné chaque nouveau dossier.

Moins de manutentions de documents, possibilité de les partager avec d’autres services en un clic: le gain de temps est précieux pour les gestionnaires de la Division étrangers. Mais il s’est vite dilué dans la hausse des demandes à traiter. «Disons que sans cela, j’aurais dû demander au Conseil d’État les quatre postes supplémentaires deux ans plus tôt», analyse le chef du SPOP Steve Maucci. Qui assure: «Avant cela, j’ai pris toutes les mesures possibles pour améliorer notre efficacité.»

La division a ainsi été réorganisée de manière à compartimenter les demandes et les employés qui les traitent selon la complexité du dossier, histoire de gagner du temps sur les formations à suivre. Décision fut aussi prise de débrancher le standard téléphonique les après-midi, ce qui évite aux employés d’être dérangés.
La situation reste tendue et la nouvelle loi sur les étrangers et l’intégration, qui entrera bientôt en vigueur, crée de nouvelles tâches pour les administrations cantonales. Qui pourraient bien encore alourdir la charge de travail au SPOP. V.MA.

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