L’archivage, une passion au service des communes

PatrimoineFondée il y a dix ans par un Nyonnais, la société Pro Archives classe le patrimoine de 70 communes vaudoises.

Le quotidien de Vincent Guillot (ici à l’administration communale de Gland), ce sont les documents courants. «Les pièces historiques ne représentent en moyenne que 10 à 15% des fonds», assure le fondateur de Pro Archives.

Le quotidien de Vincent Guillot (ici à l’administration communale de Gland), ce sont les documents courants. «Les pièces historiques ne représentent en moyenne que 10 à 15% des fonds», assure le fondateur de Pro Archives. Image: Patrick Martin

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Il avait commencé seul, pour se faire de l’argent de poche durant ses études à la Haute école en information documentaire, à trier, répertorier et classer les archives de quelques communes de La Côte. À la fin de son cursus, en 2009, Vincent Guillot, qui avait fait son apprentissage dans «sa» ville, aux Archives communales de Nyon, avait déjà neuf clientes. On lui a conseillé de créer une petite société. Bien lui en a pris, puisque dix ans après, Pro Archives emploie neuf, bientôt dix archivistes professionnels, et travaille pour 90 clients, dont 70 communes vaudoises allant de Mies à La Tour-de-Peilz, et quelques grosses boîtes, comme Nestlé, l’EPFL ou le Département de l’environnement.

«On n’a pas de bureaux, on travaille sur mandat et sur site, dans le local que la commune veut bien mettre à notre disposition», explique le jeune patron. Chef d’orchestre de ce réseau d’archivistes, il aime garder un pied sur le terrain. Ces temps, il trie le gros lot annuel de classeurs contenant les pièces comptables de la Ville de Gland, qui lui a confié un mandat à 50%. Car les archives ne sont pas constituées que de manuscrits du XVIe siècle ou de documents poussiéreux. «Les pièces historiques ne représentent en moyenne que 10 à 15% des fonds. À l’époque, les Archives cantonales passaient dans chaque commune pour les répertorier. Mais elles n’y sont parfois plus revenues depuis cinquante ans». L’essentiel de l’activité de Pro Archives repose donc sur les documents courants qu’empile chaque année une administration communale ou les archives qui y sont déposées par des sociétés ou associations locales.

Du papier au numérique

Pour les petites communes qui n’ont jamais fait de classement - il y en a encore -, il s’agit de mettre en place un système qui facilitera la vie des employés communaux. Avant, c’était souvent un syndic ou un secrétaire municipal qui se collait à cette tâche. «Certains ne savent parfois pas où sont déposées leurs archives anciennes. On en a retrouvé empilées dans des antres dignes de Gaston Lagaffe, dans un clocher ou à côté du carnotzet», rigole Vincent Guillod. Il a aussi mis la main sur un classeur qui cachait habilement une bouteille de vin à moitié pleine et deux verres. «Dans une commune, tout l’inventaire des archives avait été mis sur une disquette. Mais il n’y avait plus d’appareil pour le lire. Retaper ces 6000 lignes s’est révélé moins cher que de les récupérer par un autre moyen!» Éliminer étant la règle, conserver l’exception, les archivistes doivent jeter, faire des choix. Seuls 20% des documents sont conservés pour l’éternité, soit des actes de propriétés, des titres, des règlements, importants en cas de litige et pour conserver la mémoire.

Depuis la nouvelle loi adoptée en 2012, qui prend en compte les données numériques, les communes doivent recourir à un professionnel pour établir une politique d’archivage respectant les normes cantonales, la loi sur l’information et la protection des données. D’où la pluie de mandats qui s’est abattue par bouche-à-oreille sur Pro Archives. «La demande était tellement forte et rapide qu’on a été débordé. Je suis même tombé en burn-out il y a trois ans», avoue le patron. Aujourd’hui, entre la plus petite commune d’Arnex-sur-Nyon et l’EPFL, où les archives sont complètement dématérialisées, son métier reste des plus motivants. (24 heures)

Créé: 04.02.2019, 08h11

Des archives on-line

Pour diffuser ce patrimoine, un collectif de l’Association vaudoise des archivistes (AVA) a lancé une plate-forme qui met en ligne les inventaires et des bases de données de communes vaudoises. Une vingtaine de communes, de Genolier à Montreux, d’Écublens à Yverdon-les-Bains, y ont déjà adhéré, dont huit villes. «L’idée est d’offrir au public un nouvel outil pour pouvoir consulter des archives communales», explique Vincent Guillot. Intitulé Vaud archives communales, il devrait se développer dans les années à venir. On peut déjà y trouver des documents allant de l’abbaye de Prilly au chœur mixte de Jouxtens-Mézery. L’AVA planche aussi sur un guide à destination des institutions privées.

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